ПОДГОТОВКА ПОВЕСТКИ онлайн-ВСТРЕЧИ
КАК СФОРМУЛИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ ВСТРЕЧИ.
⌛ Время на просмотр видео и изучение материалов: 20 минут.
Ранее мы сформулировали с вами конечный результат. То есть ответили на главный вопрос — что будет в итоге всех встреч, взаимодействий и другой работы. Теперь мы готовы сформулировать ответ на вопрос, что мы хотим получить в результате самой встречи. А что ещё важнее мы свяжем цель этой встречи с конечным результатом, ответив на вопрос: Какой результат этой встречи нас устроит и позволит получить или приблизит нас к Конечному результату?
Результаты встречи нужно сформулировать таким образом, чтобы все участники понимали, что должно получиться в итоге встречи. Поэтому мы сделаем формулировку как свершённое действие, то есть, зафиксируем результат встречи так, как будто он уже получен. Мы будем смотреть на конечную цель и писать формулировку, опираясь не неё. Так будет легче и это позволит вам приучить себя постоянно думать о Конечной цели переговоров.
Давайте разбираться на примерах.
Давайте разбираться на примерах.
Руководитель проекта.
Руководитель проекта, в нашем примере, создаёт прототип работы телефонии и CRM. Он планирует провести встречу, на которой узнает требования руководителей отдела продаж к телефонии.
Я, как руководитель проекта, при подготовке к встрече держу формулировку итогового результата перед глазами и сначала формулирую цель самой встречи как могу.
Евгений
Руководитель проектов
Повестка встречи: Прототипы. Интеграция CRM и телефонии.
Конечная цель:
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Какой результат этой встречи позволит получить
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
Какой результат этой встречи приблизит нас к конечному результату?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
Я хочу собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон. Сделать черновик схемы переключения. Поскольку это первая встреча, понять кто сможет уделить больше время на проект и у кого больше экспертизы.
Евгений
Руководитель проектов
Обратите внимание в этом примере несколько целей у одной встречи. Или, можно сказать, что есть несколько задач, которые мы хотим решить на встрече. Главное, чтобы у нас хватило на это времени. О том как планировать время на встречу и управлять им мы расскажем в следующем уроке.
Цели встречи:
1. Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон.
2. Обсудить схему переключения телефонного звонка.
3. Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект.
1. Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон.
2. Обсудить схему переключения телефонного звонка.
3. Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект.
Выписывайте все что нужно сделать на встрече по вашему мнению, со временем лишнее начнете отсекать, а если что-то не войдет в эту встречу вы решите на следующей.
Если это возможно я рекомендую в формулировку цели заложить создание какого-то артефакта по встрече. Артефакт — это то, что превратит в вещь события нематериального мира. Если вы просто обсудите кто из присутствующих на встрече, в примере это руководители отделов продаж может уделить время и сколько он готов потратить часов в неделю на проект, то это так и останется разговором. А вот если вы на основе этого разговора сделаете таблицу, в которую запишите фамилии и время, то получите Артефакт. То есть вы зафиксируете вещи из нематериального мира на вполне себе материальном носителе.
Прежде чем открыть пример, попробуйте предложить свои формулировки целей, которые будут включать Артефакты.
ОШИБКА
Формулировки не содержат Артефакт!
Цели встречи:
Цели встречи:
- Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон.
- Обсудить схему переключения телефонного звонка.
- Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект.
ПРАВИЛЬНО
Формулировки включают результат в виде Артефакта!
- Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключение на сотовый телефон. Документ в виде таблицы: Требование, Автор, на что влияет.
- Обсудить схему переключения телефонного звонка. Блок схема от руки. Фото рисунка.
- Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект. Таблица в Excel: ФИО, должность, время на проект в неделю, контакты.
Стремитесь во всём делать такие формулировки целей и задач, которые будут включать в себя создание Артефактов — материальных носителей ваших договорённостей с другими участниками встречи.
Повестка встречи: Прототипы. Интеграция CRM и телефонии.
Конечная цель:
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Цели встречи:
1. Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон. Документ в виде таблицы: Требование, Автор, На что влияет.
2. Обсудить схему переключения телефонного звонка. Блок схема от руки. Фото рисунка.
3. Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект. Таблица в Excel: ФИО, должность, время на проект в неделю, контакты.
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Цели встречи:
1. Собрать требования к работе телефонии и CRM-системы при переключении на сотовый телефон. Документ в виде таблицы: Требование, Автор, На что влияет.
2. Обсудить схему переключения телефонного звонка. Блок схема от руки. Фото рисунка.
3. Согласовать кто и сколько времени может выделить на проект. Таблица в Excel: ФИО, должность, время на проект в неделю, контакты.
Менеджер по продажам.
В другом примере мы познакомились с Менеджером по продажам. Павел занимается консультационными продажами сложного программного обеспечения. Это его вторая встреча с клиентом. На эту встречу придёт несколько человек из разных отделов, которые могут быть заинтересованы в программе.
Как он может сформулировать цель этой встречи:
Как он может сформулировать цель этой встречи:
Какой результат этой встречи позволит получить
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
Какой результат этой встречи приблизит нас к конечному результату?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
Я хочу понять, насколько для их компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников. Зафиксировать участников встреч, должности и ключевые задачи. Согласовать план действий для запуска пилотного проекта в виде списка шагов, согласованных с клиентом.
Павел
Менеджер по продажам
Формулировки целей встречи Павла не содержат Артефакты. Прежде чем открыть пример, попробуйте предложить свои формулировки целей, которые будут включать Артефакты.
ОШИБКА
- Понять, насколько для их компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников.
- Зафиксировать участников встреч, должности и ключевые задачи.
- Согласовать план действий для запуска пилотного проекта в виде списка шагов, согласованных с клиентом.
ПРАВИЛЬНО
- Понять, насколько для компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников. Зафиксировать тезисы в виде текстового документа.
- Зафиксировать список заинтересованных в проекте лиц. Таблица в Excel: ФИО, должность, ключевые задачи, влияние решения на их результаты.
- Согласовать план действий для запуска пилотного проекта. Текстовый документ, содержащий список шагов, согласованных с клиентом.
В продажах есть разные фреймворки для работы с клиентами, которые зависят от многих факторов. Но все они базируются на основных навыках проведения встреч. Позже, как вы освоите базу вы, сможете усложнять цепочки коммуникаций, используя разные сценарии проведения встреч.
Повестка встречи: Автоматический расчёт графиков работы сотрудников.
Конечная цель:
Увеличить прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек, за счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Цель встречи:
Увеличить прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек, за счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Цель встречи:
- Понять, насколько для компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников. Зафиксировать тезисы в виде текстового документа.
- Зафиксировать список заинтересованных в проекте лиц. Таблица в Excel: ФИО, должность, ключевые задачи, влияние решения на их результаты.
- Согласовать план действий для запуска пилотного проекта. Текстовый документ, содержащий список шагов, согласованных с клиентом.
Семья.
В этом примере семья смотрит квартиру для себя. Они решили обратить внимание на один из районов и уже на сайте выбрали планировку, которая их устроила. Планируют поехать в офис продаж и встретиться с менеджером по продажам.
Какой результат этой встречи позволит получить
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
Какой результат этой встречи приблизит нас к конечному результату?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
На этом шаге главное — выбрать конкретную квартиру, которая нас устроит.
Мария и Николай
Молодая семья
Теперь давайте вспомним важное правило, которое позволит вам эффективнее проводить встречи. Когда готовите цель встречи и видите, что результатом встречи будет что-то нематериальное — в нашем примере информация. То есть мы планируем узнать какую-то информацию, по сути, — это цель встречи. Стоит продумать, как мы зафиксируем информацию, то есть какой будет Артефакт.
Давайте улучшим цель встречи.
Давайте улучшим цель встречи.
Какой результат этой встречи позволит получить
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
конечный результат?
Что нужно сделать на встрече, чтобы получить конечный результат?
Какой результат этой встречи приблизит нас к конечному результату?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
О чём надо договориться на встрече, чтобы получить конечный результат?
Хорошо. Мы хотим определиться с квартирой, которая нам бы подошла. Мы хотим уточнить важные для нас критерии выбора — сделали список критериев. Выбрали квартиру. Зафиксировали в гугл таблице почему, она нас устраивает.
Мария и Николай
Молодая семья
Такая формулировка намного лучше.
Повестка встречи: Купить квартиру для семьи.
Конечная цель:
Купить в ипотеку двухкомнатную квартиру не дороже 10 миллионов рублей. В районе с парком и нужной для воспитания детей инфраструктурой: садик, школа, бассейн.
Цель встречи:
Купить в ипотеку двухкомнатную квартиру не дороже 10 миллионов рублей. В районе с парком и нужной для воспитания детей инфраструктурой: садик, школа, бассейн.
Цель встречи:
- Уточнить критерии выбора — сделали список критериев.
- Выбрали квартиру.
- Зафиксировали в гугл таблице почему, она нас устраивает.
Такая формулировка намного лучше. Чётко сформулированная Конечная цель будет направлять каждый шаг, который вы сделаете для её достижения. Зафиксированная письменно цель встречи сделает каждый шаг твёрдым и лёгким для вас. Чем больше вы будете практиковать письменное создание повестки встречи, тем легче вам будет добиваться поставленных целей.
Насколько полезен материал?
Бесполезно
Мало нового
Норм
Полезно
Отлично
