Мы определили и сформулировали цель всей цепочки коммуникации, цель встречи и проработали повестку. Но получится ли у нас уложиться в отведённое время? В этом блоке я расскажу и покажу, как рассчитать продолжительность встречи. С одной стороны, есть алгоритм, который подскажет, как рассчитать время. С другой стороны, приёмы в примерах могут показаться магией. Но уже после десяти встреч, которые вы самостоятельно подготовите и проведёте, вы будете понимать, укладываетесь в отведённой время или нет.

Также сто́ит заложить время на подведение итогов. По-хорошему на это надо отвести 25% времени встречи. Вам может показаться, что четверть встречи на подведение итогов — это слишком много. Однако это время вы потратите на закрепление итогов. Ещё раз перечислите все принятые решения и задачи. Это время, когда у каждой задачи должен появиться срок выполнения и ответственный. Когда все участники встречи могут согласовать и скорректировать дальнейший план действий. В момент подведения итогов вы устно готовите протокол встречи — краткую выжимку.

Получается, если, договорились на 30-минутную онлайн-встречу, то пять минут уйдёт на то, чтобы все подключились и были готовы к работе. Семь минут вы потратите на подведение итогов и на основную часть, на которой вы, обсудите темы, включённые в повестку, останется восемнадцать минут.

Тот, кто готовит повестку встречи, управляет таймингом. Поэтому мы с вами сейчас рассчитаем, сколько времени нам потребуется для достижения целей встречи. Есть два подхода. Первый, если вы не лимитированы по времени, второй когда ограничены. Их лучше разобрать на примерах. Возьмём наши наработки из предыдущих глав. Чтобы вам было легче понять, я изменил последовательность примеров: сначала разберём пример с семьёй, а затем с руководителем проекта.

Семья.

Продолжим пример с семьёй, которая решила купить квартиру.

Когда вы не ограничены по времени, то алгоритм действий такой:
1. Рассчитать время на обсуждение тем встречи.
2. Заложить буфер на начало.
3. Заложить время на подведение итогов.

Дальнейшие действия достаточно простые. Нужно предположить, сколько времени вы потратите на обсуждение темы. Это ваша субъективная оценка. Как показывает практика обсуждение одной темы в повестке встречи займёт от 5 до 20 минут. Всё зависит от сложности, вопроса, количества участников обсуждения, их вовлечённости и способности чётко формулировать свои мысли. Чтобы сильно не усложнять делайте расчёты так, если вам хорошо понятна обсуждаемая тема, участников не более трёх и все вовлечены в процесс — заложите 5 минут. Если это новая для вас тема участников от четырёх и более и уровень их вовлечённости определить сложно закладывайте 20 минут на одну тему.

Также поскольку заранее сформулированы следующие шаги и Мария с Николаем считают, что в процессе встречи новых не появится, то потребуется меньше времени на подведение итогов. Таким образом, они планируют потратить на встречу чуть больше часа.

Вначале при планировании встречи вы будете часто ошибаться или в большую, или в меньшую сторону. Например, когда на встрече начали обсуждать первую тему: какую квартиру Мария и Николай хотят купить. Мария так увлеклась, что потратила 20 минут, вместо запланированных пяти. Как следствие, вся встреча заняла полтора часа (90 минут) вместо запланированных 55. Но чем, больше будет практики, тем точнее вы начнёте определять, сколько времени необходимо на обсуждение темы. Если хотите, быстрее освоить этот навык, то обязательно делайте повестку письменно, и отмечайте запланированное время как в примерах, а после встречи отметьте пункты повестки, которые вы обсуждали дольше.

Руководитель проекта.

Это встреча ограничена по времени, поэтому нам нужно понять, какой объём вопросов мы сможем обсудить в отведённое время. Первый шаг будет точно таким же, как и для встреч, не лимитированных по времени. Сначала мы оценим, сколько времени мы потратим на каждую тему в повестке встречи.

Обратите внимание, что в этом примере мы рассчитываем время на пункт «Следующие шаги». Это связано с тем, что мы планируем потратить время на согласование следующих шагов. То есть Евгений покажет участникам встречи следующие шаги и согласует их. На это потребуется время.

Смотрим, что можно выделить в отдельную встречу. Есть вопросы, посвящённые тому, как, сейчас работает телефония — это пункты 3 и 4 повестки. Выделим их в отдельную встречу. И добавим в следующие шаги отдельную встречу для обсуждения того, как телефония работает сейчас. Возможно, что даже не все участники этой встречи понадобятся.

Что мы изменим:

1. Из повестки этой встречи убираем темы 3—4.
2. Добавляем новый следующий шаг: «Зафиксировать каким образом сейчас работает телефония».
3. Добавляю эту встречу первым шагом в блок «Следующие шаги» и корректирую план следующих шагов, так как для того, чтобы сделать схему мне нужно сначала понять, как сотрудники отдела продаж работают с текущей телефонией.

Таким образом, мы получим две повестки для продуктивных встреч, которые продвинут проект и мы быстрее добьемся результата.

Помните, что расчёт времени, необходимого на встречу — это навык. Точность, будет увеличиться каждый раз, когда вы осознанно его практикуете.
При расчёте времени на встречу:
1. Письменно формировать повестку встречи.
2. Делать оценку какое время потребуется на каждую тему и встречу в частности. Как в примерах выше.
3. После встречи проверять, сколько времени из запланированного вы потратили на обсуждение.
Чем чаще вы будете повторять эти действия, тем точнее вы начнёте определять время, которое необходимо на встречу. Мой опыт показывает, что достаточно 30 повесток встречи, подготовленных таким образом, чтобы ваши внутренние часы стали определять время встречи с точностью до минуты.