ПОДГОТОВКА ПОВЕСТКИ онлайн-ВСТРЕЧИ
КАК СФОРМУЛИРОВАТЬ ЦЕЛЬ ВСЕЙ ЦЕПОЧКИ КОММУНИКАЦИЙ
⌛ Время на просмотр видео и изучение материалов: 20 минут.
В этой части мы поговорим с вами о базовых техниках проведения встреч. И разберем три этапа проведения встречи:
1. Как подготовиться ко встрече.
2. Как провести встречу.
3. Как зафиксировать и закрепить её результаты.
Мы с вами затронем универсальные навыки проведения переговоров. Они пригодится вам в любой сфере которой вы занимаетесь: управление проектами, продажи, рекрутмент. Все сферы где от того как вы проведете встречу зависят личные или бизнес результаты. Эта часть курса на мой взгляд представляем большую ценность.
1. Как подготовиться ко встрече.
2. Как провести встречу.
3. Как зафиксировать и закрепить её результаты.
Мы с вами затронем универсальные навыки проведения переговоров. Они пригодится вам в любой сфере которой вы занимаетесь: управление проектами, продажи, рекрутмент. Все сферы где от того как вы проведете встречу зависят личные или бизнес результаты. Эта часть курса на мой взгляд представляем большую ценность.
Несмотря на то что личная встреча помогает, быстрее всего получить нужный результат, она же является причиной неэффективной траты миллионов человеко-часов. Большинство руководителей проводят более 10 часов в неделю на встречах, то есть 2 рабочих дня их пяти. Девяносто процентов из них считает, что половина времени тратится впустую. А сорок девять процентов всех сотрудников считают, что плохо подготовленные встречи самая большая и бесполезная трата времени, которую можно было направить на достижение результата. Поэтому на плохо подготовленную встречу опаздывают, а сотруднике на опыте их избегают и не приходят вовсе.
90% Руководителей
проводят 2 рабочих дня из 5-ти на встречах и считают что это время тратиться впустую.
проводят 2 рабочих дня из 5-ти на встречах и считают что это время тратиться впустую.
Чтобы встреча прошла эффективно и все нужные люди пришли вовремя, надо сделать десятиминутную подготовку, результатом которой будет приглашение в календаре с датой, временем и повесткой встречи.
Повестка встречи: Прототипы. Интеграция CRM и телефонии.
Четверг с 10:00 до 11:00.
Место: Офис 407.
Конечная цель:
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Цель встречи:
Персональная (только для меня):
Понять, насколько для их компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников.
В письмо:
Показать, как клиенты нашей компании увеличивают прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек. За счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Темы встречи:
Место: Офис 407.
Конечная цель:
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Цель встречи:
Персональная (только для меня):
Понять, насколько для их компании актуальна оптимизация графиков работы сотрудников.
В письмо:
Показать, как клиенты нашей компании увеличивают прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек. За счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Темы встречи:
- Показать кейс, как наш клиент увеличил прибыль на 5% и сократил очереди на кассе с 7 до 2 человек.
- Показать влияние очередей на показатели выручки и удержания покупателей у наших клиентов.
- Узнать каким образом сейчас в компании составляют графики работы сотрудников.
- Узнать, какие сложности и риски есть у текущего подхода, и как пытались их решать.
- Рассчитать экономический эффект от внедрения системы автоматизации графиков. Использовать основные параметры магазина: площадь, трафик, средний чек. Расчёт сделает Павел (я). Узнать кто со стороны клиента предоставит данные?
Повестка — это минимальный план на встречу. Повестка помогает всем эффективно провести время и получить те результаты, ради которых собрались. Что должно входить в повестку: конечная цель, цель встречи, темы для обсуждения и следующий шаг. Это минимум, который можно корректировать при необходимости. Разберемся с каждым блоком по отдельности.
КОНЕЧНАЯ ЦЕЛЬ ЦЕПОЧКИ КОММУНИКАЦИЙ.
Конечная цель — это то, что мы хотим получить в результате всех взаимодействий. Сама встреча является одним из звеньев целой цепочки взаимодействий, которая приводит нас к результату. Так вот конечная цель — это ответ на вопрос: что мы хотим получить в результате?
Конечная цель — это то, что мы хотим получить в результате всех взаимодействий. Сама встреча является одним из звеньев целой цепочки взаимодействий, которая приводит нас к результату. Так вот конечная цель — это ответ на вопрос: что мы хотим получить в результате?
Конечно, есть ситуации, в которых за одну встречу вы можете достичь результата, и дальше вам нет смысла взаимодействовать с этими людьми. Но чаще всего в бизнесе задачи масштабнее и мы приходим к нужному нам результату за несколько шагов. Как следствие, при подготовке к переговорам вам нужно, понимать конечную цель взаимодействия и те результаты, которые вы хотите получить от конкретной встречи. Часто это проще сказать, чем сделать.
Три простых шага, которые позволят быстро сформулировать Конечную цель:
- Зафиксируйте в повестке встречи конечную цель как понимаете ее сейчас.
- Учитываете интересы всех участников встречи.
- Сделайте описание детальным и специфичным. Не можете сформулировать кратко, зафиксируйте свое видение результата текстом в свободной форме.
Зафиксируйте цель как понимаете.
Часто сразу не получается чётко сформулировать конечную цель всей цепочки коммуникаций. Ответ на вопрос: что мы хотим получить в результате? получится слишком общим. Например, если вы занимаетесь продажами, то ответите хочу продать, а если управляете проектом, ответите, хочу реализовать проект и так далее. Тем не менее этого достаточно для того, чтобы начать. Зафиксировать конечную цель хоть как-то — значит сделать первый шаг к детальному пониманию результата. Позже вы отточите формулировку и наполните её деталями. Поэтому зафиксируйте в повестке встречи конечную цель так, как понимаете её сейчас и так как получиться. Орфографические и пунктуационные ошибки не имеют значения, главное — записать мысли. Зафиксируйте в повестке встречи конечную цель как понимаете ее сейчас.
Учитываете интересы всех участников встречи.
Конечная цель это то, что объединяет всех собравшихся на встрече. И здесь важно не путать с вашими личными целями. Если Вы продаете дорогие апартаменты, понятно, что Ваша личная цель будет продать их как можно быстрее и с большей наценкой, а вот Ваша совместная цель встречи может звучать как помочь клиенту выбрать место для размещения важных иногородних гостей. Если Вы управляете проектом, Вы мне ответите я хочу реализовать проект в срок и с установленным бюджетом и это может быть Вашей личной целью, но большая цель - результат, ради которого мы все собрались это внедрить новое рабочее место оператора колл-центра через три месяца с бюджетом не более 1 миллиона рублей. Поэтому формулируйте конечную цель в виде результата, который все участники получат в итоге.
Сделайте описание детальным и специфичным.
Чем больше цель и ставки, тем больше времени стоит потратить на формулирование детального видения и его письменную фиксацию. Если сложно сразу придумать краткую формулировку цели, то пишем много текста. Распишите все как вы сейчас понимаете, формулировки не имею значения - порядок в словах наведёте позже. Если мы опишем видение мы внесем ясность и нам будет проще построить структуру встречи, чтобы добиться результата. Поэтому сделайте описание детальным и специфичным.
Вопросы, которые помогут сформулировать конечную цель справа. В процессе работы над формулировкой начните с них и дополните при необходимости.
- Что мы хотим получить в результате всех взаимодействий?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нам? Зачем это нужно им?
- Какую пользу это принесёт?
- Как это улучшит, упростит жизнь?
- Как оценим эффект в штуках, рублях или других единицах?
- Зачем это нужно мне?
- Какую пользу это принесёт мне?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нам? Зачем это нужно им?
- Какую пользу это принесёт?
- Как это улучшит, упростит жизнь?
- Как оценим эффект в штуках, рублях или других единицах?
- Зачем это нужно мне?
- Какую пользу это принесёт мне?
Разберёмся на примерах.
Руководитель проекта.
Евгений руководитель проекта и участвуете в цифровой трансформации компании.
Помогает руководителям отделов продаж сформулировать требования к функциям CRM-системы. Они хотят новую телефонию, которая позволит принимать звонки клиентов на сотовые телефоны менеджеров, при этом сохраняя всю информацию о звонке в CRM-системе. Компаний только планирует запустить проект. Как может выглядеть конечная цель всей цепочки коммуникации?
Помогает руководителям отделов продаж сформулировать требования к функциям CRM-системы. Они хотят новую телефонию, которая позволит принимать звонки клиентов на сотовые телефоны менеджеров, при этом сохраняя всю информацию о звонке в CRM-системе. Компаний только планирует запустить проект. Как может выглядеть конечная цель всей цепочки коммуникации?
Сначала Евгений формулирует конечную цель, как её понимает, и не стремиться к точности формулировок. Он использует вопросы как ориентир.
Вот что получилось:
Вот что получилось:
- Что мы хотим получить в результате всех взаимодействий?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нашей компании, команде?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
Прототип системы, который отражает работу CRM-системы и телефонии при переключении на сотовый телефон. На основе этого прототипа разработчики системы реализуют работу телефонии. Бизнес-аналитик будет уверен в том, что он правильно понял представителей бизнеса. Руководитель отдела продаж и менеджеры по продажам смогут убедиться в том, что их пожелания учтены верно.
Евгений
Руководитель проектов
Если у вас низкая скорость печати, то может быть сложно сразу формулировать мысли и записывать их. Поэтому сначала проговорите ответы на вопросы вслух, а потом зафиксируйте идеи на бумаге или напечатайте.
- Какую пользу это принесёт?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Как можно оценить результат?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
Команда разработки используя прототипы быстрее реализует проект — сделаем за месяц вместо трёх. Избежим ошибок проектирования, а значит сэкономим на их исправлении. По нашему опыту разработки это сэкономит около одного миллиона рублей.
Евгений
Руководитель проектов
- Какую пользу это принесёт мне?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Зачем это нужно мне?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
Я как Руководитель проекта получу кейс, который смогу использовать в своём портфолио. Считаю, что для многих компаний эта задача актуальна и мой опыт будет востребован в будущем. По итогу проекта сделаю статью на хабр.
Евгений
Руководитель проектов
Евгений сделал короткую письменную формулировку для повестки встречи.
Повестка встречи: Прототипы. Интеграция CRM и телефонии.
Конечная цель:
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Сделать и согласовать прототип работы телефонии и CRM при переключении звонка на сотовый телефон менеджера по продажам. При помощи прототипа убедимся в том, что поняли все требования Руководителя продаж и менеджеров по продажам. Прототип позволит сократить срок разработки на один месяц, вместо трёх и сэкономить один миллион рублей.
Менеджер по продажам.
Павел работает менеджером по продажам и продаёт систему расчёта графика работы для сотрудников розничных сетей. Благодаря тому, что система идеально строит график работы для сотрудников, на кассе нет очередей, покупатели довольны, а магазин получает сверхприбыль. Но продать такую систему сложно. Сотрудники магазина привыкли вести график работы в эксель и им трудно поверить в то, что компьютер справится с этой задачей лучше человека. В общем, это сложные продажи — на заключение одной сделки уходит от трёх до шести месяцев.
Как может выглядеть конечная цель коммуникации в этом случае?
Как может выглядеть конечная цель коммуникации в этом случае?
Есть много разных методик для менеджеров по продажам. Мы не рассматриваем их на курсе, а используем базу, которая применима в любых случаях.
- Что мы хотим получить в результате всех взаимодействий?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нашей компании, команде?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
Это может показаться сложными вопросами, особенно если я ещё не знаю пожеланий клиента. Понятно, что в процессе работы, я как менеджер по продажам буду выявлять потребности каждого клиента, но мне нужна отправная точка. Поэтому я зафиксирую своё видение как есть.
Я хочу помочь клиенту запустить внедрение системы автоматического расчёта графика работы для сотрудников розничных магазинов. В результате будет принято решение запустить пилотный проект на 10 магазинах сети.
Я хочу помочь клиенту запустить внедрение системы автоматического расчёта графика работы для сотрудников розничных магазинов. В результате будет принято решение запустить пилотный проект на 10 магазинах сети.
Павел
Менеджер по продажам
Обратите внимание, что формулировка Павла содержит числовые метрики, образ результата и другую фактическую информацию. Чем больше таких специфичных формулировок будет, тем яснее и понятнее ваша цель как для вас, так и для других участников встречи.
- Какую пользу это принесёт?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Как можно оценить результат?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
Моя компания получит нового клиента. Я увеличу объём подписки на сервис минимум на четыре миллиона рублей в год.
Клиент получит возможность увеличить прибыль за счёт качества работы с покупателями на 5% и уменьшить очереди на кассах в час пик до двух человек вместо семи как сейчас.
Клиент получит возможность увеличить прибыль за счёт качества работы с покупателями на 5% и уменьшить очереди на кассах в час пик до двух человек вместо семи как сейчас.
Павел
Менеджер по продажам
- Какую пользу это принесёт мне?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Зачем это нужно мне?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
Я как менеджер по продажам получу бонусы, а также нового довольного клиента, который оставит о работе со мной и компанией положительный отзыв. Что ещё важнее это крупный клиент — думаю, мой руководитель заметит результат, и я получу повышение.
Павел
Менеджер по продажам
Павел не будет фиксировать ответы о личной пользе в повестке встречи, так как другим участникам нет необходимости знать это. Он ищет ответы на вопросы выше, чтобы управлять своей мотивацией. Даже если для вас очевидна ваша выгода, имеет смысл зафиксировать её письменно. Так вы найдёте дополнительную мотивацию, которая поможет получить выдающиеся результаты.
Теперь у Павла есть достаточно информации для того, чтобы сформулировать короткую конечную цель для повестки встречи.
Теперь у Павла есть достаточно информации для того, чтобы сформулировать короткую конечную цель для повестки встречи.
Повестка встречи: Автоматический расчёт графиков работы сотрудников.
Конечная цель:
Увеличить прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек, за счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Увеличить прибыль на 5% и сократить очереди на кассе с 7 до 2 человек, за счёт внедрения автоматического расчёта графиков работы. Эффект доказать на пилотном проекте в 10 розничных магазинах сети.
Технология подготовки повестки встречи универсальна. Давайте посмотрим, как её можно использовать в повседневной жизни.
Семья.
Мария и Николай молодая семья. Они снимают квартиру. Пару лет назад закончили обучение в институте, сейчас работают. Детей нет, но хотят. Решили купить свою квартиру. Планируют посмотреть несколько вариантов в новостройках самостоятельно, а также обратиться в агентство недвижимости. Так же как и в предыдущих примерах они сначала устно ответят на вопросы, а затем зафиксируют все идеи на бумаге.
- Что мы хотим получить в результате всех взаимодействий?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Что будет итогом всех наших встреч?
- Зачем это нужно нашей компании, команде?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
- Зачем это нужно мне?
- Зачем это нужно другим сторонам?
Приобрести двухкомнатную квартиру в ипотеку.
Мария и Николай
Молодая семья
- Какую пользу это принесёт?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Кому будет полезно решение?
- Как это улучшит жизнь?
- Что можно будет делать проще?
- Как можно оценить результат?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
- Можно посчитать в штуках, рублях или других единицах?
- Это сэкономит время, ускорить что-то?
Мы найдём квартиру в районе рядом с парком и нужной для воспитания детей инфраструктурой. Хотим своё жильё, считаем, что это выгоднее и удобнее. Мы рассматриваем квартиру не дороже десяти миллионов. Хотим приобрести квартиру в этом полугодие. Сейчас мы арендуем квартиру за сорок тысяч рублей, считаем, что лучше ту же суммы платить за своё жильё.
Мария и Николай
Молодая семья
- Какую пользу это принесёт мне?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Как реализация поможет мне в карьере?
- Зачем это нужно мне?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
- Что интересного для меня в достижении этой цели?
Мы будем спокойны — нас никто не выгонит из квартиры. Нам не придётся переезжать с маленьким ребёнком на руках.
Мария и Николай
Молодая семья
Не стоит пугаться того, что в момент ответа на вопрос, вы будете делать хаотичные и едва связанные с друг другом формулировки. Главное — зафиксировать все мысли, которые приходят в процессе ответов на вопросы. Как в примере выше с семьёй Марии и Николая. Такой подход позволит вам придать идеям структуру и выделить главное.
Больше Мария и Николай сейчас придумать не смогли и зафиксировали следующую формулировку конечной цели.
Больше Мария и Николай сейчас придумать не смогли и зафиксировали следующую формулировку конечной цели.
Повестка встречи: Купить квартиру для семьи.
Конечная цель:
Купить в ипотеку двухкомнатную квартиру не дороже 10 миллионов рублей. В районе с парком и нужной для воспитания детей инфраструктурой: садик, школа, бассейн.
Купить в ипотеку двухкомнатную квартиру не дороже 10 миллионов рублей. В районе с парком и нужной для воспитания детей инфраструктурой: садик, школа, бассейн.
В каждом примере мы делали два шага для того, чтобы сформулировать конечную цель:
- Сначала фиксировали её, как понимали, используя наводящие вопросы. И здесь главное — записать как можно больше своих идей и мыслей, не думая о правильности формулировки. Важнее зафиксировать суть.
- А затем на основе этого текста мы сделали короткую формулировку конечного результата, для повестки встречи.
С конечной целью можно и нужно ошибаться, так как со временем она будет уточняться и корректироваться. В некоторых ситуациях целью встречи будет сформулировать конечный результат. То есть вы соберёте несколько человек и вместе с ними будете формулировать конечный результат вашего проекта. Чем выше уровень неопределённости и сложнее проект, тем чаще вы будете проводить встречи, цель которых сформулировать или уточнить видение конечного результата. То же самое происходит и в сложных продажах. Но усилия, затраченные на то, чтобы сформулировать и письменно зафиксировать Конечную цель окупятся стократ, ведь конечная цель — это своего рода путеводная звезда, которая будет вас направлять к результату.
Насколько полезен материал?
Бесполезно
Мало нового
Норм
Полезно
Отлично
